POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
LENS INGENIERIA S.A.S.
Versión: 2.0
Fecha de entrada en vigencia: 30 de julio de 2026
1. OBJETO
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene por objeto establecer los lineamientos bajo los cuales LENS INGENIERIA S.A.S. realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, conservación, supresión y protección de los datos personales de sus clientes, proveedores, empleados, contratistas, aliados comerciales, visitantes y demás titulares de información, garantizando el derecho constitucional al habeas data y el cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón Social: LENS INGENIERIA S.A.S.
NIT: 901.189.892-3
Domicilio: Cali, Valle del Cauca, Colombia
Dirección: Calle 55 No. 3 AN – 60
Teléfono: (602) 4040899
Correo electrónico: info@lensingenieria.com
Sitio web: www.lensingenieria.com
Representante Legal: Martha Cecilia Palacios Villa
Actividad Económica (CIIU): 4321
3. ALCANCE
La presente política aplica al tratamiento de los datos personales obtenidos por cualquier medio por LENS INGENIERIA S.A.S., incluyendo, entre otros:
* Sitio web corporativo.
* Formularios de contacto.
* Formularios de cotización.
* Correo electrónico.
* WhatsApp.
* Llamadas telefónicas.
* Redes sociales corporativas.
* Contratos.
* Cotizaciones.
* Órdenes de servicio.
* Visitas técnicas.
* Relaciones comerciales y laborales.
La presente política será aplicable a empleados, ex empleados, aspirantes a cargos, clientes, clientes potenciales, proveedores, contratistas, aliados comerciales y cualquier otra persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de la empresa.
4. MARCO LEGAL
La presente política se fundamenta principalmente en:
* Constitución Política de Colombia, artículo 15.
* Ley Estatutaria 1581 de 2012.
* Decreto 1074 de 2015.
* Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable.
* Circulares y demás instrucciones expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
* Las demás normas que modifiquen, sustituyan o complementen la legislación sobre protección de datos personales.
5. DEFINICIONES
Para efectos de la presente política se adoptan las definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, entre ellas:
* Autorización.
* Aviso de Privacidad.
* Base de Datos.
* Dato Personal.
* Dato Público.
* Dato Privado.
* Dato Semiprivado.
* Dato Sensible.
* Encargado del Tratamiento.
* Responsable del Tratamiento.
* Titular.
- Tratamiento.
6. PRINCIPIOS
LENS INGENIERIA S.A.S. realizará el tratamiento de los datos personales conforme a los siguientes principios:
* Legalidad.
* Finalidad.
* Libertad.
* Veracidad o calidad.
* Transparencia.
* Acceso y circulación restringida.
* Seguridad.
* Confidencialidad.
7. DATOS PERSONALES QUE PODRÁN SER RECOLECTADOS
Dependiendo de la relación existente con el titular, LENS INGENIERIA S.A.S. podrá recopilar, entre otros, los siguientes datos:
Información de identificación
* Nombre completo.
* Tipo y número de documento.
* Empresa.
* Cargo.
Información de contacto
* Dirección.
* Ciudad.
* Teléfono fijo.
* Teléfono celular.
* Correo electrónico.
Información comercial
* Solicitudes de cotización.
* Información técnica del proyecto.
* Dirección del proyecto.
* Fotografías suministradas por el cliente.
* Planos.
* Especificaciones técnicas.
* Historial de servicios.
* Comunicaciones comerciales.
Información laboral
* Hojas de vida.
* Certificados laborales.
* Referencias.
* Información contractual.
Información financiera
Cuando sea necesario para la ejecución de contratos o el cumplimiento de obligaciones legales:
* Información tributaria.
* Datos de facturación.
* Información bancaria.
* Certificaciones requeridas.
LENS INGENIERIA S.A.S. no solicita de manera habitual datos personales sensibles. En caso de requerirse por razones estrictamente legales o contractuales, estos serán tratados únicamente con autorización expresa del titular y bajo las medidas de seguridad correspondientes.
La empresa tampoco recopila intencionalmente datos personales de menores de edad. En caso de ser estrictamente necesario, el tratamiento se realizará únicamente con autorización de sus representantes legales y conforme a la legislación vigente.
8. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales podrán ser utilizados para las siguientes finalidades:
Comercial
* Atender solicitudes realizadas por clientes.
* Elaborar cotizaciones.
* Preparar propuestas técnico-comerciales.
* Coordinar visitas técnicas.
* Realizar inspecciones de proyectos.
* Presentar ofertas de servicios.
* Gestionar contratos.
* Ejecutar proyectos de ingeniería.
* Brindar soporte técnico.
* Gestionar garantías.
* Mantener comunicación con clientes antes, durante y después de la prestación del servicio.
Atención mediante canales digitales
Los datos suministrados a través del sitio web, formularios electrónicos, correo electrónico, WhatsApp, redes sociales o cualquier otro medio digital podrán utilizarse para:
* Responder consultas.
* Contactar al titular.
* Programar reuniones o visitas.
* Dar seguimiento a solicitudes.
* Atender requerimientos comerciales.
* Remitir información solicitada por el titular.
Administrativa
* Facturación.
* Cobro de servicios.
* Gestión contable.
* Cumplimiento de obligaciones tributarias.
* Gestión documental.
* Administración de proveedores.
* Administración contractual.
* Gestión de cartera.
Laboral
* Procesos de selección.
* Contratación.
* Pago de nómina.
* Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social.
* Gestión del talento humano.
* Cumplimiento de obligaciones laborales.
Legal
* Cumplimiento de obligaciones legales.
* Atención de requerimientos de autoridades competentes.
* Conservación documental conforme a la ley.
* Ejercicio y defensa de derechos en procesos administrativos o judiciales.
LENS INGENIERIA S.A.S. no venderá ni comercializará los datos personales de sus titulares.
9. DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:
* Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales cuando estos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o induzcan a error.
* Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo en los casos exceptuados por la ley.
* Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que LENS INGENIERIA S.A.S. ha dado a sus datos personales.
* Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales.
* Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente conforme a la legislación vigente.
* Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, cuando ello sea legalmente procedente.
* Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere vulnerados sus derechos en materia de protección de datos personales.
10. DEBERES DE LENS INGENIERIA S.A.S.
Como responsable del tratamiento de datos personales, LENS INGENIERIA S.A.S. se compromete a:
* Garantizar el ejercicio pleno de los derechos de los titulares.
* Solicitar la autorización correspondiente cuando sea requerida por la ley.
* Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
* Mantener la información actualizada cuando sea procedente.
* Corregir la información cuando resulte inexacta.
* Tramitar oportunamente las consultas y reclamos presentados por los titulares.
* Informar a los encargados del tratamiento sobre cualquier actualización o corrección de la información.
* Cumplir con todas las obligaciones establecidas en la legislación colombiana sobre protección de datos personales.
11. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
LENS INGENIERIA S.A.S. solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular antes de realizar el tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones previstas por la legislación colombiana.
La autorización podrá obtenerse mediante:
* Formularios físicos.
* Formularios electrónicos.
* Sitio web.
* Correo electrónico.
* WhatsApp.
* Grabaciones telefónicas cuando aplique.
* Contratos.
* Órdenes de servicio.
* Cotizaciones aceptadas.
* Cualquier otro medio que permita demostrar de manera razonable la voluntad del titular.
12. CONSULTAS
Los titulares podrán presentar consultas relacionadas con sus datos personales a través del siguiente canal:
Correo electrónico: info@lensingenieria.com
Las consultas serán atendidas dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
13. RECLAMOS
Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada, modificada o suprimida, podrá presentar un reclamo indicando como mínimo:
* Nombre completo.
* Documento de identidad.
* Descripción de la solicitud.
* Dirección física o correo electrónico para recibir respuesta.
* Documentos que soporten la petición, cuando sea necesario.
LENS INGENIERIA S.A.S. dará trámite a los reclamos dentro de los plazos establecidos por la legislación vigente.
14. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
Cuando sea necesario para el desarrollo de su actividad empresarial o para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales, LENS INGENIERIA S.A.S. podrá transmitir o transferir datos personales a terceros, tales como:
* Proveedores de servicios tecnológicos.
* Empresas de alojamiento web (hosting).
* Plataformas de correo electrónico corporativo.
* Proveedores de servicios contables o administrativos.
* Entidades financieras.
* Autoridades administrativas o judiciales.
* Contratistas o aliados estratégicos que participen en la ejecución de proyectos.
En todos los casos, LENS INGENIERIA S.A.S. adoptará las medidas razonables para garantizar la confidencialidad y seguridad de la información conforme a la normativa aplicable.
15. USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES
El sitio web de LENS INGENIERIA S.A.S. podrá utilizar cookies y tecnologías similares con el fin de:
* Garantizar el correcto funcionamiento del sitio web.
* Mejorar la experiencia de navegación del usuario.
* Analizar estadísticas de uso y rendimiento.
* Optimizar los servicios ofrecidos.
* Fortalecer la seguridad del portal.
El usuario podrá configurar su navegador para aceptar, rechazar o eliminar las cookies de acuerdo con sus preferencias. Algunas funcionalidades del sitio podrían verse limitadas si las cookies son deshabilitadas.
16. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
LENS INGENIERIA S.A.S. implementa medidas administrativas, técnicas, tecnológicas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra:
* Acceso no autorizado.
* Alteración.
* Divulgación.
* Pérdida.
* Destrucción.
* Uso indebido.
* Tratamiento no autorizado.
Estas medidas serán revisadas periódicamente con el fin de fortalecer la seguridad de la información administrada por la empresa.
17. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Los datos personales serán conservados durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades descritas en la presente política, la ejecución de relaciones contractuales, el cumplimiento de obligaciones legales, contables, tributarias o regulatorias, y mientras sea necesario para atender posibles responsabilidades derivadas del tratamiento de la información.
Una vez desaparezca la finalidad del tratamiento y no exista obligación legal de conservación, los datos serán eliminados o anonimizados de manera segura, conforme a los procedimientos internos de la empresa.
18. MODIFICACIONES A LA PRESENTE POLÍTICA
LENS INGENIERIA S.A.S. podrá modificar la presente Política de Tratamiento de Datos Personales cuando resulte necesario para ajustarse a cambios normativos, operativos o corporativos.
Las modificaciones serán publicadas oportunamente a través del sitio web oficial de la empresa y entrarán en vigencia desde su fecha de publicación, salvo disposición legal en contrario.
19. VIGENCIA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 30 de julio de 2026.
Las bases de datos administradas por LENS INGENIERIA S.A.S. permanecerán vigentes mientras sea necesario para el cumplimiento de las finalidades aquí establecidas y de los términos de conservación previstos en la legislación colombiana.
APROBACIÓN
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales fue aprobada por la Representante Legal de LENS INGENIERIA S.A.S. y es de obligatorio cumplimiento para todos los trabajadores, contratistas, proveedores, aliados comerciales y terceros que, en desarrollo de sus funciones, tengan acceso a datos personales administrados por la empresa.
LENS INGENIERIA S.A.S. reafirma su compromiso con la protección de la información personal, la privacidad de sus titulares y el cumplimiento de la normativa colombiana en materia de protección de datos personales.